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政府機構協(xié)同辦公解決方案
來源:大一科技   點擊:649次   時間:2014年04月18日
前言
  電子政務是在全球化和信息化的背景下,以網(wǎng)絡技術為基礎,以提高政府辦公效率、轉變政府職能、改善決策和投資環(huán)境為目標,以向網(wǎng)絡遷移政府的信息發(fā)布、管理、服務溝通功能為基本內(nèi)容的政務變革。網(wǎng)絡技術能將政府內(nèi)部的各類系統(tǒng)和各種資源整合為一個整體,重構和優(yōu)化政府的辦事流程,為行政管理和服務市民提供強大的、多視角的技術支持。推進電子政務的建設,必將引起行政理念、行政制度、辦公模式、政府流程、信息處理等多方面的深刻變革,重塑政府同政府、政府同企業(yè)、政府同公民以及政府與公務員之間的關系。推進電子政務建設,對于應對WTO和信息技術革命的挑戰(zhàn),促進政府職能轉變,提高辦事效率和管理水平,建立公正、務實、廉政、高效的政府等,都具有十分重要的意義,也是時代賦予政府、學術界和企業(yè)的共同任務。
  從某種意義上講,電子政務是政務工作的一次革命,它具有階段性、長期性和艱巨性。在實現(xiàn)目標上,電子政務的建設可分為信息發(fā)布階段、市民(企業(yè))與政府交互階段、資源整合階段、政務流程優(yōu)化與再造階段等四個階段。目前的電子政務一般處于第一到第二階段之間,因此電子政務還有很長的路要走。本方案設計的思普電子政務系統(tǒng)是在保證信息發(fā)布、信息交互的基礎上,朝著資源整合及政務流程的優(yōu)化方向發(fā)展。

總體功能介紹:

  政府機構協(xié)同辦公的應用主要涵蓋了日常辦公、公共信息、協(xié)同事務、會議管理、公文流轉、檔案管理、組織人事、行政輔助、資產(chǎn)管理和系統(tǒng)設置。

功能詳細介紹:
日常辦公
   主要實現(xiàn)內(nèi)部請示報告、信息報送、日程管理、電子郵件、工作計劃、工具箱等事務處理,可以滿足內(nèi)部辦公和交流需要。使用時,工作人員填寫有關申請表,發(fā)送至部門負責人,簽批后根據(jù)需要反饋給申請人、分管領導或相關辦理人員。相關辦理人員具有登記、查詢的權限。包括內(nèi)容有:待辦事宜:用戶需要處理的各種信息。
♦ 電子郵件:方便地起草、發(fā)送郵件和瀏覽、管理接受到的郵件,提供郵件發(fā)送成功的提示、跟蹤、回復、轉發(fā)、
   重新發(fā)送等功能,全系統(tǒng)內(nèi)的郵件地址可快速查詢。支持標準協(xié)議(POP3、SMTP)的郵件服務器的接口。
♦ 日程安排:對個人的日程進行安排或進行周期性的日程安排,并可根據(jù)訪問級別向外公布和查詢?nèi)粘贪才拧?br /> ♦ 通訊錄:記錄公共和個人的通訊錄;拘畔ǎ盒彰、工作單位和職務、單位地址、郵政編碼、辦公電話、住宅電話、手機、小靈通、傳真、E-mail等。
♦ 個人文件庫:用戶可以建立個人素材庫,收集上級單位下發(fā)的多種文件等其他重要素材。
♦ 用戶設置:對自己的 OA 界面進行個性化配置,能夠滿足桌面風格設置、個人菜單和功能的自定義、密碼設定修改需求。
公文流轉
  實現(xiàn)收文、發(fā)文電子化、自動化,對收發(fā)文的整個流程進行跟蹤,詳細記錄收發(fā)文的當前狀態(tài)、辦理過程和領導審簽、擬辦、批示意見及辦理結果。解決公文傳遞速度慢,信息不及時、不同步、不易于查詢等問題。
   (1):發(fā)文管理
  包括發(fā)文擬稿、核稿、會簽、流轉、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔等操作,提供進程查詢、催辦、督辦功能,允許收回重新處理,保留修改痕跡,規(guī)范公文格式。
♦ 固定流程:擬稿→部門負責人審核→提交處理→辦公室主任核稿→分管領導、領導審簽→機要人員編排文號、加蓋電子印章→交相關部門分發(fā)電子文檔,轉入文件庫,存檔;
♦ 自定義流程:擬稿→部門負責人審核→進入相關人員討論修改階段→提交處理→辦公室主任核稿→分管領導、領導審簽→機要人員編排文號、加蓋電子印章→交相關部門分發(fā)電子文檔,轉入文件庫,存檔;需定制“擬稿紙”供公文會簽,支持打印功能;需定制紅頭文件模板(含紅頭,標題、正文字體、字號,主題詞等);正式公文提供WORD和EXCEL兩種電子文檔格式。
   (2):收文管理
  包括中央、省級政府等來文登記、擬辦、批辦、批示、傳閱、反饋辦理結果、整理和歸檔等操作,收文自動順序編號,逾期自動催辦,全程跟蹤文件處理,自動歸檔。
♦ 固定流程:登記、錄入正文→部門負責人批閱→領導批示→提交處理→歸檔;電子公文直接登記接受,重要紙介質(zhì)公文安排專人利用掃描和OCR技術轉化為電子形式登記接受,一般紙介質(zhì)公文登記目錄;
♦ 自定義流程:登記、錄入正文→部門負責人批閱→領導批示→提交處理→歸檔;電子公文直接登記接受,重要紙介質(zhì)公文安排專人利用掃描和OCR技術轉化為電子形式登記接受,一般紙介質(zhì)公文登記目錄;定制“簽閱單”供領導批閱,支持打印功能;提供WORD和EXCEL兩種電子文檔格式。
檔案管理
  包括對電子文件、電子檔案及實體檔案的管理,實現(xiàn)文件收、發(fā)、起草、會簽、歸檔、整理、統(tǒng)計、檢索、利用等的一體化管理。包括檔案資料(文件)查詢、檔案資料(文件)統(tǒng)計、檔案資料(文件)維護等,可設立多級目錄,分類存放中央、省、市、地方各類文件。用戶端可上傳、瀏覽文件,并可以刪除修改自己上傳的文件。并可設定共享單位,指定共享、不共享或有限共享。所上傳的文件末尾顯示上傳時間及用戶名。
公共信息
♦ 電子公告:發(fā)布通知、通告和消息,公告的發(fā)布可設定審批人、可設定發(fā)布范圍、可設定發(fā)布時間范圍,公告板的內(nèi)容定期存檔。
♦ 電子論壇:提供一個相互交流、討論和學習的場所,可以設定討論范圍,實現(xiàn)討論組功能,不受時間、空間限制,也可匿名參加討論。
♦ 網(wǎng)上調(diào)查:在一定范圍內(nèi),對有關事項進行調(diào)查、投票評選、統(tǒng)計匯總等。
♦ 值班表:可以進行值班日、節(jié)假日領導值班表定制、各處室辦公人員可以對領導等值班信息的查詢。
♦ 規(guī)章制度:規(guī)章制度發(fā)布、查詢。
♦ 政策法規(guī):提供政策法規(guī)庫。
組織人事
♦ 人事信息:在職干部職工基本信息的管理,包括人事檔案、工作履歷、考評信息、培訓信息、外事等。
♦ 考勤管理:考勤信息的記錄、上報、匯總、查詢,自定義每月工作時間和工作日,人員名單系統(tǒng)自動生成。
♦ 人員變動:人員的內(nèi)部調(diào)動、調(diào)出、離退、離退休等。
♦ 請休假管理:請休假申請、審批、休假,提供請休假情況統(tǒng)計和查詢。
期刊信息(知識管理)
♦ 包括上報信息和上報信息查詢處理,刊物發(fā)布、刊物維護、刊物閱讀、刊物定制、期刊信息批閱等。
♦ 信息上傳:基層上報動態(tài)信息,統(tǒng)一交付上級信息主管人員處理。具備上報信息統(tǒng)計功能,登記處理操作,自動反饋信息處理情況,自動生成統(tǒng)計報表,定制信息通報。
♦ 電子期刊:包括政府動態(tài)、政府工作期刊及下屬行政事業(yè)優(yōu)秀刊物,基層刊物由系統(tǒng)管理員授權相關單位發(fā)布、管理。
行政后勤(行政輔助)
♦ 固定資產(chǎn)管理:按部門和單位實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的基本信息登記、查詢、采購、報廢、調(diào)撥、維修管理等,提供查詢和統(tǒng)計功能。
♦ 車輛管理:車輛檔案登記(車型、牌號、座位數(shù)、維修保養(yǎng)記錄等),駕駛員檔案(駕駛員的基本信息和駕駛記錄、違反交規(guī)情況等),用車申請(填寫派車單→部門負責人、辦公室主任、分管領導審批→安排車輛),修配審批,統(tǒng)計查詢(登記駕駛員出車情況、總里程數(shù)、總耗油、月耗油、修配費用、洗車費、過停費等情況,按條件查詢車輛信息、駕駛員信息、用車申請、用車使用狀況)。
♦ 辦公用品申購:具備申購審批、入庫、發(fā)放、庫存統(tǒng)計等功能,固定流程為:起草申購單→部門負責人審批→辦公室行政人員核價→辦公室主任審批→分管領導審批→購買或調(diào)用庫存→辦公室倉庫保管員登記入庫,屬固定資產(chǎn)的辦理登記手續(xù)→領用人、保管員、行政人員簽字發(fā)放→自動回單通知相關人員辦理情況。物品入庫、出庫均自動更新庫存信息,保留歷史記錄,提供綜合統(tǒng)計功能。
♦ 接待安排:食宿安排計劃的申請、批辦。
♦ 會議室預定:可查詢現(xiàn)有會議室及會議設備的預定情況,提出預定申請,反饋預定受理情況,記錄所有使用情況。
♦ 故障報修:保修信息、處理情況等。
系統(tǒng)管理
  包含便捷的用戶管理、角色管理、權限管理、流程管理、表格設定、系統(tǒng)日志查詢等信息。
其他功能
♦ 提醒機制:開機時,計算機聲音或彈出窗口提醒;用戶登陸系統(tǒng)時,系統(tǒng)可隨時提供待辦事宜列表,并自動刷新,彈出窗口并伴有聲音即時提醒;設立手機短信、電子郵件提醒方式,所有模塊中均嵌套短信提醒功能,供用戶選用。用戶組設置:提供公用和個群組設定,方便辦公流轉。支持鍵盤輸入和手寫筆輸入:審批意見提供菜單選擇、鍵盤輸入、手寫批示等。支持單一審批、多人并行審批、多人順序?qū)徟⒍嗳藢徟蝗苏J可即生效和主辦/協(xié)辦閱批等組合審批模式。提供公文掃描輸入、打印、撤回和轉發(fā)等功能。
♦ 電子簽名和公文圖章管理:根據(jù)權限,調(diào)用電子簽名,加蓋電子公章。
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